Vedtægter

§1
Foreningens navn er Kontorfællesskabet “Den Gamle Banegaard” af 1. juni 2017.
Foreningen er “non profit” og har hjemsted i Fredericia.
Aftalen med ejeren løber fra 1. juni 2017 til 30. juni 2020, hvorefter der skal forhandles en ny aftale.

§2
Foreningens formål er at administrere et kontorlejemål på 452 m² i “Den Gamle Banegaard”, beliggende i den vestlige halvdel af Oldenborggade 1C, 1. Fredericia.

§3
Foreningen udlejer ledige kontorer ved enstemmighed blandt lejere som sidder i uopsagt lejemål.

§4
Alle lejere skal underskrive en lejeaftale med kontorfællesskabet.
Lejerne skal respektere lejeaftalen med ejer.
Hvis det lejede ødelægges ved brand eller anden ulykke er ejeren forpligtet til snarest muligt at genopføre det lejede. Lejerne er dog selv forpligtet til at sørge for driftstabsforsikring og genhusning m.m. indtil lejemålet på ny kan tages i brug.

§5
En lejer kan opsiges ved enstemmighed blandt alle øvrige lejere som sidder i uopsagt lejemål. Opsigelsen har virkning med 6 måneder til udgangen af en måned.
Ved grov misligholdelse af lejemålet kan en ekstraordinær generalforsamling dog opsige lejer med en måneds varsel til udgangen af en måned.

§6
Ved restance, kan bestyrelsen opsige lejer uden varsel.

§7
En lejer kan skriftligt opsige sit lejemål med et varsel på løbende måned plus 6 måneder.

§8
Opsigelse af medlemskab af foreningen er ensbetydende med opsigelse af lejemålet.
Lejemålet skal afleveres senest sidste lejedato i samme stand som ved indflytning.
Evt. istandsættelsesudgifter og leje istandsættelsesperiode pga. dårlig stand ved fraflytning, fradrages forlods i depositum og lån.
Yderligere krav indbetales ved påkrav.

§9
Foreningen hæfter alene med sine aktiver. Der påhviler ikke foreningens medlemmer eller bestyrelsen nogen personlig hæftelse.

§10
Foreningen er momsregistreret.

§11
Regnskabet skal tilrettelægges på en sådan måde, at driftsresultat og egenkapital ved udgangen af hvert kvartal udgør kr. nul.

§12
Regnskabetsåret følger kalenderåret.

§13
Kapital til den løbende drift fremskaffes ved lån fra lejerne på kr. 5000 pr. lejer.
Lånet er uforrentet.
Lånet indbetales før indflytning, og tilbagebetales når alle forpligtelser er afviklet.

§14
Husleje og a’conto forbrug til ejer fordeles iht. netto m² på kontorerne.
Depositum udgør 3 måneders husleje.
Hvis udlejningen kommer under den i aftalen med ejeren fastsatte – så beregnes der ekstra leje – således af aftalen med ejeren er overholdt.
Summen af ekstra huslejeydelse fordeles med en andel pr. lejer.
Husleje m.m. betales ved påkrav fra foreningens kasserer.
Hvor det er muligt fordeles årsopgørelse på forbrug iflg. måler.
Huslejeydelse forfalder 2 bankdage før forfald til ejeren.
Fællesudgifter fordeles kvartalsvis bagud. Forfaldsdato fastsættes af bestyrelsen.

§15
Til det samlede lejemål hører et såkaldt “postrum” i stueetagen.
“Postrummet” indgår som udgangspunkt som fællesareal og kan bruges af alle lejere.
Hvis en lejer ønsker at have eneret over “postrummet” så medtages det i lejeberegning m.m. som om det var et kontor på 10 m², dette på trods af at det fysisk er større.
Udlejning af “postrummet” kan kun ske til en som har lejet et kontor, og lejen af “postrummet” ophører senest samtidig med ophør af leje af kontor.
Udlejning af “postrummet” kræver enstemmighed blandt alle lejere.
Lejer kan opstige leje af “postrum” med en måneds varsel til udgangen af en måned.
Foreningen kan ikke opsige lejer fra “postrummet” separat.

§16
Udgifter til rengøring af fællesarealer, kaffe, service m.m. fordeles iht. antal ansatte.
Indretning af møderum m.m. fordeles iht. beslutning truffet af generalforsamling.
Udgifter til annoncering, gebyrer, domæne og administration fordeles ligeligt på lejerne.
Udgift til skiltning ved fraflytning bestilles af kontorfællesskabet som fakturerer lejeren.
Udgift til låsesmed betales af den lejer som har foranlediget udgiften.
Øvrige udgifter fordeles mest muligt retfærdigt af bestyrelsen.

§17
Generalforsamlingen er foreningens højeste myndighed.
Beslutninger tages med simpelt flertal af de fremmødte, undtagen vedtægtsændringer, hvortil der kræves mindst 2/3 af de fremmødte samt at halvdelen af medlemmerne er tilstede. Er dette ikke tilfældet, kan ændringer vedtages på en ekstraordinær generalforsamling med mindst 2/3 af de fremmødte uanset de mødendes antal.
Hvert lejemål har en stemme.
Der kan stemmes med fuldmagt.
Lejere som er i restance har møderet, men ikke stemmeret til generalforsamlingen.
Der føres beslutningsreferat. Referatet rundsendes til lejerne inden 2 uger.

§18
Ordinær generalforsamling afholdes hvert år i januar eller februar, og indkaldes med mindst 2 ugers varsel.
Forslag skal være bestyrelsen i hænde senest 2 dage før generalforsamlingen.
Alle tillidshverv er på valg hvert år.
Budget på over kr. 1000 til inventar/invest. kræver enstemmighed blandt de fremmødte.
Indkaldelsen skal indeholde en dagsorden med mindst følgende punkter:
A   Valg af dirigent
B   Valg af referent
C   Formalia
D  Bestyrelsens beretning
E  Fremlæggelse og godkendelse af regnskab
F  Fremlæggelse og godkendelse af budget
G  Valg af bestyrelse: formand, kasserer og sekretær
H  Valg af 2 revisorer
I   Indkomne forslag
J   Eventuelt

§19
Ekstraordinær generalforsamling.
Hvis mindst 30% af lejerne som sidder i uopsagt lejemål skriftligt kræver det, så skal der indkaldes til ekstraordinær generalforsamling – til afholdelse inden 14 dage.
Sammen med kravet om ekstraordinær generalforsamling skal afleveres en dagsorden som minimum skal indeholde følgende punkter:
A  Valg af dirigent
B  Valg af referent
C  Formalia
D  Indkomne forslag
E  Eventuelt

§20
Bestyrelsen træffer beslutninger om foreningens daglige drift og holder møder efter behov.
Bestyrelsesmøder er kun beslutningsdygtige ved fuldtalligt fremmøde.
Udgifter på over kr. 1000, som ikke er med i budgettet, skal godkendes af alle lejere før afholdelsen.
Der føres beslutningsreferat. Referatet rundsendes inden 2 uger til alle lejere.
Foreningen tegnes af formand og kasserer i forening, dog kan bestyrelsen meddele de nødvendige fuldmagter til de personer som forestår den daglige praktiske ledelse.

§21
Kassereren skal samarbejde med revisorerne, således af regnskabet er underskrevet inden udgangen af januar.
Revisorerne har til enhver tid ret til at kræve uanmeldt revision.

§22
Husorden:
A  Toiletter forlades ryddeligt og rengjort
B  Køkkenbordet holdes ryddeligt dagligt
C  Øl og vand emballage må ikke efterlades i fællesarealer
D  Fælles køleskab tømmes minimum 1 gang pr. måned for rengøring
E  Fælles kaffemaskine rengøres og afkalkes minimum 1 gang pr. uge
F  Fælles skraldespande tømmes hver dag
G  Den der roder rydder selv op
H  Sidste person der forlader kontorfællesskabet besigtiger fællesarealer
I   Fælles møderum ryddes af dem der har brugt det
J   Der holdes husmøde efter behov med referat
K  Der tilstræbes et røgfrit miljø, dvs. at der ikke må ryges på fællesarealer
L  Der tilstræbes et støjfrit miljø, dvs. der tages hensyn til arbejdsro på kontorerne
M  Parkering kan ske på fælles parkeringsareal efter ejerens anvisning

§23
Fælles skiltesystem skal respekteres af lejer.
Lejer har ret til sædvanlig skiltning i egne lokaler, mod at han selv afholder udgifterne hertil.
Ved lejemålets ophør er lejer forpligtiget til, for egen regning, at fjerne samtlige skilte og reklamer.

§24
Foreningen kan opløses når lejekontrakten med ejeren og alle øvrige krav er afviklet.

Vedtaget på den stiftende generalforsamling 28. april 2017.